Jaarverslag 2020 Rekenkamer

Voor u ligt het Jaarverslag 2020 van de gezamenlijke Rekenkamer gemeente Laarbeek en de gemeente Gemert - Bakel. Met dit verslag voldoet de Rekenkamer aan de wettelijke verplichting om een jaarverslag op te stellen over activiteiten in 2020. In dit verslagjaar hebben de werkzaamheden zich vooral gericht op het Regionaal onderzoek naar functionering Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant, het opstellen van het onderzoeksprotocol en de keuze voor toekomstige onderwerpen van onderzoek. Daarnaast heeft zich een wijziging voorgedaan in de samenstelling van de Rekenkamer.

De Rekenkamer spreekt de dank uit voor de ondersteuning ontvangen vanuit de griffie en de professionele medewerking van het ambtelijk apparaat van beide gemeenten. Vermeldingswaard is de constructieve discussie met de Regiegroep. Voor vragen of een toelichting naar aanleiding van dit jaarverslag kunt u terecht bij de voorzitter van de Rekenkamer.

maart 2021

de heer F. van Vugt (voorzitter) de heer J. Sanders (lid) de heer R. Malag (lid)

De Rekenkamer Gemert-Bakel – Laarbeek kende per 1 januari 2020 de volgende samenstelling:

• de heer J. Verhoeven (voorzitter)
• de heer J. Sanders (lid)
• de heer R. Malag (lid)

In december 2019 heeft de heer Verhoeven te kennen gegeven zijn werkzaamheden voor de Rekenkamer per 1 april 2020 te beëindigen. Medio februari is de regiegroep gestart met de werving van een nieuwe voorzitter. De benoemingsadviescommissie bestond uit een afvaardiging van de regiegroep. De griffier van de gemeente Laarbeek en beide zittende leden namen deel aan de gesprekken en hadden een adviserende rol. De respons op de advertentie was zowel kwantitatief als ook kwalitatief hoog.

De benoemingsadviescommissie was unaniem in zijn besluit en heeft de heer F. van Vugt voorgedragen als voorzitter van de Rekenkamer. Beide gemeenteraden hebben de voordracht overgenomen. De heer Van Vugt is benoemd in de gemeenteraadsvergadering Laarbeek op 19 maart 2020 en op dezelfde avond in de gemeenteraadsvergadering Gemert – Bakel.

De samenstelling van de Rekenkamer is per 31 december 2020:

• de heer F. van Vugt (voorzitter)
• de heer J. Sanders (lid)
• de heer R. Malag (lid)

De Rekenkamer werd in 2020 ambtelijk ondersteund door mevrouw H. van der Heijden (secretaris en plaatsvervangend griffier van gemeente Gemert-Bakel). Eind 2020 werd bekend dat mevrouw H. van der Heijden haar carrière in een andere gemeente voorzet.

De Rekenkamer werd in 2020 technisch en adviserend ondersteund door de heer R. van Heijnsbergen, griffier gemeente Laarbeek. De ontvangen ondersteuning en adviezen zijn van meerwaarde geweest voor de Rekenkamer. De Rekenkamer ervaart de samenwerking als constructief en positief. De Rekenkamer bedankt de heer Verhoeven voor zijn bijdrage en verbindend werk en wij kijken terug op een prettige samenwerking. De Rekenkamer is mevrouw Van der Heijden erkentelijk voor het ondersteunend werk dat zij verricht heeft voor de Rekenkamer en wij wensen haar succes in haar nieuwe werkomgeving.

De Rekenkamer is een onafhankelijk orgaan waarvan de taken en bevoegdheden zijn beschreven in de Gemeentewet en de door de gemeenteraden vastgestelde Verordening gemeentelijke Rekenkamer Gemert-Bakel en Laarbeek 2015 en Convenant gezamenlijke Rekenkamer gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek. Ook is er een reglement van orde.

De Rekenkamer voert onderzoek uit naar de effecten van het gemeentelijk beleid en naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid, van het gemeentelijk beheer en van de gemeentelijke organisatie, naar de rechtmatigheid van het gemeentelijk beheer, alsmede naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente wordt bekostigd.

Er is een regiegroep voor de Rekenkamer. De Regiegroep is een intergemeentelijk adviesorgaan, bestaande uit tenminste twee leden per raad van de gemeenten, ondersteund door een van de raadsgriffiers. De regiegroep fungeert namens de gemeenteraden als klankbord en contactorgaan voor de Rekenkamer. In 2020 zaten in de regiegroep de heer J. Gruijters (voorzitter), mevrouw D. Methorst – van Kessel, de heer R. van den Berkmortel en de heer S. Janszen. De regiegroep werd ondersteund door de heer R. van Heijnsbergen.

De gemeenteraad kan de Rekenkamer door tussenkomst van de regiegroep om een onderzoek verzoeken, waarbij de Rekenkamer onafhankelijk is in haar uiteindelijke onderwerpkeuze. Jaarlijks stelt zij een onderzoeksplan en jaarverslag op.

De resultaten, conclusies en aanbevelingen van uitgevoerde onderzoeken worden vastgelegd in een conceptrapport. Dit conceptrapport wordt achtereenvolgens voorgelegd aan de bij het onderzoek betrokken ambtenaren en bestuurders. Zij worden in de gelegenheid gesteld om hierop te reageren. Nadat de reacties zijn verwerkt, biedt de Rekenkamer het rapport aan de gemeenteraad aan.  

De Rekenkamer is positief over de samenwerking met en onderlinge verhoudingen tussen de Regiegroep en Rekenkamer. We hopen dat deze synergie ook de komende jaren blijft.

Vergaderen in 2020

Gedurende het verslagjaar 2020 was fysiek vergaderen beperkt mogelijk. Veel contactmomenten hebben telefonisch dan wel digitaal plaatsgevonden. De Rekenkamer heeft in het verslagjaar 24 contactmomenten gehad voor eigen vergaderingen, vergaderingen met de regiegroep en bijeenkomsten met derden in het kader van de uitvoering van de onderzoeken. Daarnaast zijn er nog individuele contactmomenten geweest tussen de leden onderling en van de voorzitter met de het college, de griffier, ambtenaren en derden.

Gepresenteerde onderzoek

Regionaal onderzoek naar functionering Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant (ODZOB)

De Rekenkamers van Best, Eindhoven, Geldrop-Mierlo, Gemert- Bakel, Laarbeek, Nuenen c.s., Son en Breugel, Veldhoven en Waalre hebben gezamenlijk onderzoek gedaan naar de Omgevingsdienst Zuidoost Brabant. De ODZOB, als gemeenschappelijke regeling, heeft als taak te zorgen voor een veilige en gezonde, fysieke leefomgeving samen met de ketenpartners, de 21 regiogemeenten en de provincie Noord-Brabant. Het doel van het onderzoek is de gemeenteraad inzicht te geven in onder meer de doeltreffendheid en doelmatigheid van de ODZOB, de sturing en governance, toekomstige opgaven en richtingen van verbetering aan te wijzen. In het 4e kwartaal van 2019 is dit onderzoek opgestart en hebben de interviews onder de ambtenaren en bestuurders en raadsleden plaatsgevonden. De onderzoeksresultaten zijn op 28 mei in de Commissie Algemene Zaken van de gemeente Laarbeek en op 17 juni in de Commissie Ruimte en Mobiliteit van de gemeente Gemert – Bakel. Voor deze presentaties had de Rekenkamer de heer M. Baart van het onderzoeksbureau Twynstra Gudde uitgenodigd om het rapport toe te lichten. Beide gemeenteraden (Laarbeek op 25 juni en Gemert -Bakel op 9 juli) hebben de aanbevelingen overgenomen. De kosten, behoudens de presentaties in de gemeenteraad, van dit onderzoek werden gedragen door de gemeente Eindhoven.

Komende onderzoeken

De Rekenkamer heeft zich georiënteerd op mogelijke onderwerpen van onderzoek. De fracties zijn gevraagd hierbij mee te denken. Verheugd zijn we over de kwalitatieve goede respons van de fracties die als basis dienen voor onze overwegingen.

Gemeente Gemert – Bakel

Voor de gemeente Gemert – Bakel zijn de volgende onderwerpen genoemd:

• Proces besluitvorming zwembad
• Proces besluitvorming MFA De Mortel
• Subsidieverlening professionele organisaties en instellingen, NIET de verenigingen
• Toeristisch beleid
• Samenwerkingsverbanden
• Voorzieningenniveau t.o.v. omringende gemeenten en in relatie tot gemeentelijke lasten

In haar beoordeling van de onderwerpen kwam de Rekenkamer medio 2020 tot de volgende conclusies:

• o Proces besluitvorming zwembad en besluitvorming MFA De Mortel:
  • vooralsnog geen thema voor Rekenkamer -onderzoek
• Subsidieverlening professionele organisaties en instellingen, NIET de verenigingen:
  • Op zich goed onderzoeksonderwerp, mits dat gericht is op de 11 professionele instellingen (daar gaat 80% van het subsidievolume in om). De nadruk zou dan komen te liggen op de vraag in hoeverre het subsidiebeleid doeltreffend en doelmatig is. Daarbij wordt ook gekeken of de raad zijn kaderstellende en controlerende rol kan waarmaken.
• Toeristisch beleid:
  • Op dit moment heeft een onderzoek weinig meerwaarde. De Rekenkamer twijfelt nl. aan de timing van dit onderzoek, omdat nieuw beleid inmiddels aanstaande is en er momenteel een proces loopt om tot één platform te komen.
• Samenwerkingsverbanden:
  • Gelet op het besluit van Laarbeek om de samenwerking met Gemert- Bakel de onderzoeken, ziet de Rekenkamer geen rol voor een eigenstandig onderzoek naar de samenwerkingsverbanden.
• Voorzieningenniveau:
  • De Rekenkamer wil dit onderwerp in het voorjaar van 2021 starten, na de afronding van de Burgerpeiling.

Conclusie:

Het meest in aanmerking komende thema is het verdiepingsonderzoek inzake subsidies aan professionele instellingen. Het onderzoek wordt in eigen beheer gedaan. Dit onderzoek is in november gestart. In het voorjaar van 2021 zal een onderzoek gestart worden naar het voorzieningen niveau.

Gemeente Laarbeek

Voor de gemeente Laarbeek zijn de volgende onderwerpen overwogen:

• Schuldhulpverlening
• Startersleningen
• Veiligheidsbeleid
• Nuldelijn voorzieningen

In zijn beoordeling van de onderwerpen kwam de Rekenkamer tot de volgende conclusies:

Voorlopige conclusie:

In principe zou schuldhulpverlening een prima onderwerp zijn, maar de Rekenkamer wilde een korte (voor-) analyse maken over de vraag of het thema nu opportuun is. Datzelfde geldt voor het thema nuldelijnsvoorzieningen: hier is eerst nog wat meer uitleg/ informatie over nodig. De Rekenkamer zal begin 2021 deze nadere analyse afronden, en dan een besluit nemen voor een van beide onderzoeken.

Het thema veiligheidsbeleid zal de Rekenkamer op de groslijst zetten, en volgend jaar bezien of onderzoek dan opportuun is. Voor het onderwerp startersleningen adviseerde de Rekenkamer om hierover schriftelijke vragen te stellen.

Onderwerp voor beide gemeenten

Er zijn door de fracties uit beide gemeenteraden geen thema’s aangegeven die zich lenen voor onderzoek voor beide gemeenten samen. De Rekenkamer heeft binnen de Regiegroep gepeild of men meerwaarde ziet als de Rekenkamer bevolkingsonderzoek laat uitvoeren naar de meningen en wensen van inwoners over diverse beleidsterreinen, via het instrument Burgerpeiling Waarstaatjegemeente.nl. De vraag of dit een interessante optie voor beide gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek is, riep in de Regiegroep een positieve reactie op. N.a.v. deze positieve reactie heeft de Rekenkamer besloten dit onderzoek uit te gaan voeren.

Dit betreft een onderzoek, met een gestandaardiseerde vragenlijst, dat periodiek in veel gemeenten wordt gehouden, en waarbij de uitkomsten dus ook te benchmarken zijn. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door een extern bureau, PON/Telos, De voorbereidingen zijn eind 2020 daarvoor gedaan (o.a. uitvraag naar extra vragen). Begin 2021 wordt de burgerpeiling daadwerkelijk uitgevoerd.

Overige werkzaamheden

De Rekenkamer heeft geconstateerd dat zij niet beschikte over een onderzoeksprotocol. In mei is door de Rekenkamer het onderzoeksprotocol gemaakt en vastgesteld. Aan dit onderzoeksprotocol van de gezamenlijke rekenkamer liggen de ‘Verordening op de rekenkamer Gemert-Bakel en Laarbeek - 2015’, het Convenant gezamenlijke rekenkamer gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek – 2015’ en het ‘Reglement van orde Rekenkamer Gemert-Bakel en Laarbeek – 2017’ ten grondslag.

Betekenis onderzoeksprotocol

In het onderzoeksprotocol beschrijft de Rekenkamer de richtlijnen die zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de commissie en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de Rekenkamer met dit protocol inzicht verschaffen in de werkwijze van de Rekenkamer en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de rekenkamer haar taken wil uitoefenen.

Dit protocol is geen statisch document; de toekomstige ontwikkeling van het lokale rekenkamerwerk kan aanleiding zijn om dit protocol op onderdelen te herzien.  

De Rekenkamer voert haar werkzaamheden uit binnen het budget dat de raad daarvoor beschikbaar heeft gesteld. In het convenant gezamenlijke Rekenkamer gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek is afgesproken dat de deelnemende gemeenten jaarlijks een budget beschikbaar stellen van € 1,00 per inwoner. De uitvoeringskosten van de Rekenkamer komen ten laste van dit budget. De commissie beschikt over een ambtelijk secretaris en voert samen met ingehuurde externe deskundigen de onderzoeken uit. Dit levert in het kort de volgende financiële verantwoording op.

De onderzoekskosten zijn grotendeels gemaakt voor onderzoeken in 2021. De leden van de Rekenkamer ontvangen een maandelijkse vergoeding voor beide rekenkamers, inclusief onkostenvergoeding, van voor de voorzitter € 200,- en voor de leden € 175,-. Voor onderzoek in eigen beheer wordt het uurtarief van € 55,- per uur gehanteerd. De overige kosten betreffen het lidmaatschap van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR), wervingskosten en representatiekosten. Van het saldo 2020 zal conform Artikel 12 lid 4 verordening -> maximale overheveling = 50% van jaarbudget <- een bedrag van € 26.000,--toegevoegd worden aan het budget van 2021.